Packliste – kostenlose Vorlage zum Ausfüllen

So füllen Sie die Packliste Vorlage aus

Sie füllen die Vorlage direkt im Browser aus – kostenlos und ohne Registrierung. Die Daten werden nur in Ihrem Browser gespeichert – das Formular überträgt sie an keinen Server.

1. Dokumentsprache wählen: Englisch, Deutsch oder zweisprachig (EN + DE). Die englische Fassung eignet sich für die Abstimmung mit dem Lieferanten in China. In der zweisprachigen Fassung steht unter jeder englischen Feldbezeichnung die deutsche Übersetzung.
2. Dokumentdaten, Versender und Empfänger eintragen: Nummer und Datum der Packliste, Nummer und Datum der Rechnung, Bestellnummer (PO), Exporteur bzw. Versender (Shipper) und Empfänger (Consignee).
3. Versanddaten ergänzen: Transportart, Incoterms, Ursprungsland, Verlade- und Entladehafen bzw. -ort, Versanddatum, Nummer des Transportdokuments (B/L, AWB, CIM/SMGS oder CMR) sowie Container- und Plombennummer.
4. Waren erfassen: Warenbeschreibung, HS-Code (optional), Menge und Einheit, Anzahl und Art der Packstücke, Netto- und Bruttogewicht sowie die Maße eines Packstücks in Zentimetern. Das Volumen in m³ berechnet die Vorlage automatisch aus den Maßen und der Anzahl der Packstücke. Unter der Tabelle werden Packstücke, Netto- und Bruttogewicht sowie m³ summiert.
5. Versandmarkierungen, Bemerkungen und Unterschrift ergänzen: Übernehmen Sie die Versandmarkierungen (Shipping Marks) genau so, wie sie auf den Kartons stehen. Unter „Bemerkungen“ tragen Sie alles ein, was in kein anderes Feld passt, bei der Unterschrift Name, Ort und Datum.
6. Datei herunterladen: „PDF herunterladen“ öffnet den Druckdialog – wählen Sie dort „Als PDF speichern“. „Excel herunterladen“ speichert eine .xlsx-Datei mit Ihren Daten und den Summenformeln.

Sie möchten zuerst sehen, wie eine fertige Packliste aussieht? Klicken Sie auf „Beispiel einfügen“ – die Vorlage wird mit Beispieldaten gefüllt. „Leeren“ löscht alle Eingaben, sodass Sie neu beginnen können. Sie benötigen ein leeres Packliste Muster zum Ausfüllen von Hand? Klicken Sie auf „PDF herunterladen“, ohne Waren einzutragen – die Tabelle enthält dann 12 leere Zeilen.

Was ist eine Packing List (Packliste)?

Die Packing List (deutsch: Packliste) beschreibt eine Sendung aus Sicht der Verpackung: wie viele Kartons oder Paletten sie umfasst, was sich darin befindet, wie viel sie wiegen und welche Maße sie haben. Der Lieferant erstellt sie und übergibt sie zusammen mit der Handelsrechnung.

Eine Packliste enthält in der Regel keine Preise – dafür ist die Rechnung da. Sie zeigt, was physisch in der Sendung transportiert wird. Deshalb arbeiten alle damit, die mit der Ware zu tun haben: der Spediteur bei der Frachtkalkulation, der Zolldienstleister bei der Zollabfertigung und Sie bei der Warenannahme.

Was gehört in eine Packing List?

Unser Packliste Muster enthält die Felder, die für dieses Dokument üblich sind:

• Dokumentdaten: Nummer und Datum der Packliste, Nummer und Datum der Rechnung, Bestellnummer (PO). So lässt sich die Packliste leicht der Rechnung und der Bestellung zuordnen.
• Versender und Empfänger: Exporteur bzw. Versender (Shipper) und Empfänger (Consignee).
• Versand: Transportart, Incoterms-Klausel (z. B. EXW, FOB), die festlegt, wer für welchen Abschnitt des Transports verantwortlich ist, Ursprungsland, Verlade- und Entladeort, Container- und Plombennummer, Nummer des Transportdokuments und Versanddatum.
• Waren: Warenbeschreibung, Menge und Einheit sowie der HS-Code, also die Warennummer nach der internationalen Warennomenklatur. In der Vorlage ist der HS-Code optional.
• Packstücke: Anzahl und Art, z. B. Kartons (CTN) oder Paletten (PLT).
• Gewichte: Nettogewicht (nur die Ware) und Bruttogewicht (Ware einschließlich Verpackung).
• Maße und Volumen: Maße eines Packstücks und Volumen in m³ (CBM). Das Volumen eines einzelnen Kartons können Sie auch mit unserem CBM-Rechner prüfen.
• Versandmarkierungen (Shipping Marks): die Kennzeichnung auf den Kartons. Sie sollten auf den Kartons und in der Packliste identisch sein.
• Unterschrift: Name des Unterzeichnungsberechtigten, Ort, Datum sowie Unterschrift und Stempel.

Packliste und Handelsrechnung im Vergleich

Beide Dokumente erstellt der Lieferant, und beide werden für die Zollabfertigung benötigt. Sie beantworten aber unterschiedliche Fragen: Die Rechnung zeigt, was Sie zu welchem Preis kaufen, die Packliste, wie die Ware verpackt ist.

Die Packliste muss mit der Rechnung übereinstimmen. Warenbezeichnung, Anzahl der Kartons, Gewicht und Wert müssen in allen Dokumenten identisch sein.

Wer stellt die Packliste aus und wann wird sie benötigt?

Die Packliste stellt der Versender der Ware aus. Beim Import aus China ist das der Lieferant – er erstellt sie zusammen mit der Handelsrechnung. Die Vorlage hilft Ihnen, wenn Sie dem Lieferanten ein Muster mit den benötigten Angaben schicken möchten oder die Ware selbst versenden.

Die Packliste wird unter anderem benötigt:

• für das Frachtangebot – aus Packliste und Rechnung übernehmen wir Gewicht, Volumen und Anzahl der Kartons;
• bei der Abholung ab Werk – bei EXW holen wir die Ware beim Lieferanten ab und übernehmen die Ausfuhrabfertigung in China; der Lieferant muss uns nur die Handelsrechnung und die Packliste übergeben;
• für die Zollabfertigung – zusammen mit der Handelsrechnung und dem Transportdokument: dem Konnossement (B/L) bei Seefracht, dem Luftfrachtbrief (AWB) bei Luftfracht oder dem Eisenbahnfrachtbrief CIM/SMGS bei Bahnfracht;
• bei der Warenannahme – anhand der Packliste prüfen Sie, ob alle Packstücke angekommen sind.

Wir organisieren den gesamten Transport per Bahnfracht, Seefracht oder Luftfracht – von der Abholung in der Fabrik in China bis zur Zustellung an Ihre Tür.

Häufige Fehler in der Packliste

• Packliste und Rechnung stimmen nicht überein. Die Anzahl der Kartons, das Gewicht oder die Warenbezeichnung weichen voneinander ab. Vergleichen Sie vor dem Versand beide Dokumente Position für Position.
• Netto- und Bruttogewicht verwechselt. Das Bruttogewicht umfasst auch die Verpackung und kann daher nicht niedriger sein als das Nettogewicht.
• Maße in der falschen Einheit. Die Vorlage erwartet Angaben in Zentimetern. Maße in Metern oder Millimetern ergeben ein falsches Volumen.
• Produktmaße statt Verpackungsmaße. Für das Volumen zählen die Maße des fertig gepackten Kartons oder der Palette, nicht die Angaben aus dem Produktdatenblatt.
• Stückzahl statt Anzahl der Packstücke. Warenmenge und Anzahl der Packstücke sind zwei verschiedene Spalten. Für das Frachtangebot zählt die Anzahl der Kartons, nicht die Stückzahl.
• Versandmarkierungen passen nicht zu den Kartons. Die Shipping Marks in der Packliste und auf den Kartons sollten identisch sein.
• Zu allgemeine Warenbeschreibung. Die Ware sollte anhand der Beschreibung eindeutig erkennbar sein, und die Beschreibung sollte genauso lauten wie auf der Rechnung.

Packing List – häufig gestellte Fragen