Wybór agencji celnej do odpraw - jak wybrać ?

Czym jest agencja celna ? 

Agencja celna to prywatne przedsiębiorstwo, które świadczy usługi pośrednictwa pomiędzy klientem, a urzędem przy przeprowadzaniu importów, eksportów lub innych działań. Agencja celna to nie urząd celny, z którym często jest mylona. Agencja ma za zadanie reprezentować klienta przed urzędem celnym.  Korzystanie z agencji celnej nie jest obowiązkowe, jednak warto korzystać z usług agencji tak, aby mieć pewność, że wszystko zostało zrobione zgodnie z prawem. Agencje posiadają setki klientów i dziennie realizują szereg odpraw celnych i innych działań dzięki czemu mamy pewność, że wszystko zostanie przeprowadzone zgodnie ze sztuką i obowiązującymi przepisami. 

Przy imporcie lub eksporcie towaru będziemy musieli dokonać szeregu działań, zgłoszeń, wypełniania dokumentów, które często wiążą się z koniecznością posiadania wiedzy w tym temacie. Agencja celna może dokonać tych działać za nas i wcale nie musi się to wiązać z wysokim kosztem. 

Często nie warto samemu się tym zajmować, ze względu na czas, który może to pochłonąć. Przykładowo zgłoszenie ładunku do odprawy celnej to koszt ok. 200 PLN. Wypełnienie zgłoszenia samodzielnie może nam trochę zająć i w mojej opinii lepiej jest zlecić to firmie, która się w tym specjalizuje. 

Również agencja celna będzie reprezentować nas przed organami celnymi dzięki czemu zawsze w przypadku nieprzewidzianych sytuacji, kontroli itd. będzie mogła nam pomóc czy doradzić. 

Czym się kierować przy wyborze agencji celnej? 

Najlepiej znaleźć agencję, która będzie godna zaufania, pierwszą rzeczą, którą możemy sprawdzić jest certyfikat  AEO (Authorised Economic Operator), określany jest jako "upoważniony przedsiębiorca" o większej wiarygodności. W praktyce może oznaczać mniejszą liczbę kontroli dokumentów jak i rewizji celnych oraz priorytetowe traktowanie przesyłek jeśli zostaną wytypowane do kontroli. Proces uzyskania takiego certyfikatu jest dosyć czasochłonny i stanowi pewnego rodzaju sprawdzenie czy dana agencja celna jest godna zaufania. 

W wyborze agencji celnej ważny jest czas w jakim dokonują odpraw celnych, większe agencje mogą mieć pełne ręce roboty i traktować klienta "masowo". Tego typu agencje mogą być dosyć wybredne jeśli chodzi o mniejszych klientów, i zdarza się, że potrafią kręcić nosem kiedy coś nie pójdzie po ich myśli. Osobiście najbardziej polecamy nieco mniejsze agencje, które do sprawy będą podchodziły indywidualnie i w razie problemów posłużą pomocą i wsparciem. To niezwykle ważne, aby agencja celna była chętna i otwarta do udzielania porad i rozwiązywania problemów klienta. To w przyszłości pomoże nam rozwijać firmę, ponieważ fachowa obsługa celna to nieoceniona wartość dla każdego importera lub eksportera. Warto, aby w agencji celnej były osoby doświadczone, które przeżyły już niejedną sytuację i wiedzą jak sobie poradzić. Importując różnego rodzaju towaru możemy się spotkać z problemami z dokumentacją, rewizje celne, kontrole i innymi nieprzewidzianymi sytuacjami. Z tego względu warto współpracować z agencją, która w przypadku takich sytuacji dołoży wszelkich starań, aby rozwiązać problem. Dobrze również, aby agencja znała bardzo dobrze prawo i przepisy celne na terenie Unii Europejskiej. 

Zatem warto skontaktować się z kilkoma agencjami i niezobowiązująco porozmawiać i zobaczyć jakie mają podejście do klienta. Na tym etapie myślę, że możemy stwierdzić dosyć szybko gdzie jest lepszy kontakt i większa otwartość. 

Również nic nie stoi na przeszkodzie, aby mieć podpisane upoważnienie w w kilku agencjach. Pomoże to nam wybrać, z którą współpracuje się nam najlepiej. 

Jak wygląda współpraca z agencją celną? 

Zazwyczaj po podpisaniu umowy, agencja celna gotowa jest do reprezentowania naszych spraw w urzędzie celnym. Przykładowo w przypadku importu kiedy towar już dojedzie na terminal kolejowy kontaktujemy się z agencją celną, aby dokonali zgłoszenia celnego. Poproszą nas o podesłanie niezbędnych dokumentów i informacji, tak, aby mogli dokonać zgłoszenia. Po zakończeniu odprawy otrzymamy informację wraz z należnościami celno-podatkowymi, które będą do opłaty. Po opłaceniu należności celno-podatkowych będziemy już mogli odbierać towar. Tak w skrócie będzie przebiegała współpraca. 

Jakie dokumenty muszę wypełnić, aby współpracować z agencją celną ? 

Aby współpracować z agencją celną niezbędne jest podpisanie umowy oraz upoważnienia do reprezentacji. Wystarczy podpisać tylko dwa dokumenty i możemy zaczynać współpracę z agencją. 

Agencja celna, a sprawdzanie certyfikatów i dokumentów potrzebnych do importu

Agencja celna przy imporcie towarów poprosi nas o potrzebne dokumenty do odprawy celnej, w wypadku niektórych produktów również o certyfikat CE oraz deklarację zgodności. Jednak nie ma obowiązku wiedzieć na 100 % jakie dokumenty będą wymagane do importu danego towaru. Jeśli znajdziemy dobrą agencję celną to często mogą pomóc ustalić jakie dokumenty mogą być potrzebne, jednak warto zaznaczyć, że leży to bardziej w kwestii ich dobrej woli niż obowiązku. 

Usługi świadczone przez agencję celną: 

• przygotowywanie zgłoszeń celnych
• rejestracja numeru EORI 
• Wystawianie dokumentu T1, T2 
• Przygotowywanie świadectw pochodzenia 
• Obliczanie należności celnych i podatkowych do opłacenia z tytułu importu i innych
• przeładunek towaru oraz magazynowanie
• pomoc przy rewizji celnej 
• usługi doradcze związane z odprawami celnymi itd. 
• kompletowanie dokumentów do odprawy celnej 
• karnet TIR 
• Procedury wywozu w systemie AES 
• deklaracja INSTRASTAT lub inne dokumenty powiązane z podatkiem akcyzowym
• odprawy celne w procedurze uproszczonej 
• może składać odwołania do urzędu w imieniu klienta 
• deklaracja czasowego składowania 
• Zgłoszenie do WIJHARS / SANEPID

Podsumowując agencja celna będzie reprezentowała naszą firmę przed urzędem celnym, dokonywała zgłoszeń, otrzymywała informacje w sprawie odpraw itd. Przedsiębiorcy mogą dowolnie wybierać agencje celne, w zależności od tego, z którymi najlepiej się współpracuje. Warto rozejrzeć się za agencją celną, która w pełni spełni nasze oczekiwania.