Packing list – šablona k vyplnění

Jak vyplnit šablonu packing listu

Šablonu vyplníte v prohlížeči – zdarma a bez registrace. Údaje se ukládají jen ve vašem prohlížeči a formulář je neodesílá na žádný server.

1. Zvolte jazyk dokumentu: angličtina, čeština nebo dvojjazyčná verze (EN + CZ). Anglická verze se hodí pro komunikaci s dodavatelem z Číny. Ve dvojjazyčné verzi má každé pole název v angličtině a pod ním v češtině.
2. Doplňte údaje o dokumentu, odesílateli a příjemci: číslo a datum packing listu, číslo a datum faktury, číslo objednávky (PO), vývozce (odesílatele) a příjemce (consignee).
3. Přidejte údaje o zásilce: druh dopravy, doložku Incoterms, zemi původu, přístav nebo místo nakládky a vykládky, datum odeslání, číslo přepravního dokladu (B/L, AWB, CIM/SMGS nebo CMR) a číslo kontejneru a plomby.
4. Zapište zboží: popis, kód HS (nepovinné), množství a měrnou jednotku, počet a druh balení, čistou (netto) a hrubou (brutto) hmotnost a rozměry jednoho balení v centimetrech. Objem v m³ se dopočítá sám z rozměrů a počtu balení. Pod seznamem se sečtou počet balení, čistá a hrubá hmotnost a objem v m³.
5. Doplňte přepravní značky, poznámky a podpis: přepravní značky (shipping marks) opište přesně tak, jak jsou na kartonech, do poznámek napište to, co se nevejde do jiných polí, a k podpisu uveďte jméno a příjmení, místo a datum.
6. Stáhněte soubor. „Stáhnout PDF“ otevře okno tisku – zvolte v něm „Uložit jako PDF“. „Stáhnout Excel“ uloží soubor .xlsx s vyplněnými údaji a vzorci pro součty.

Chcete nejdřív vidět, jak vypadá hotový balicí list? Klikněte na „Vložit příklad“ – šablona se vyplní ukázkovými údaji. Tlačítko „Vymazat“ vše odstraní a můžete začít znovu. Potřebujete prázdný vzor packing listu k ručnímu vyplnění? Klikněte na „Stáhnout PDF“, aniž byste zadali zboží – v tabulce bude 12 prázdných řádků.

Co je packing list (balicí list)

Packing list, česky balicí list, je dokument, který popisuje zásilku z pohledu balení: kolik je kartonů nebo palet, co je uvnitř, kolik váží a jaké mají rozměry. Připravuje ho dodavatel a předává ho spolu s obchodní fakturou.

Balicí list obvykle neobsahuje ceny – ty uvádí faktura. Ukazuje ale, co se v zásilce skutečně přepravuje. Proto ho používají všichni, kdo se zbožím pracují: speditér při přípravě nabídky na dopravu, celní deklarant při proclení a vy při převzetí zásilky.

Co má obsahovat packing list

Naše šablona balicího listu obsahuje pole, která se v tomto dokumentu obvykle uvádějí:

• Údaje o dokumentu: číslo a datum packing listu, číslo a datum faktury, číslo objednávky (PO). Díky nim snadno přiřadíte packing list k faktuře a objednávce.
• Strany: vývozce (odesílatel) a příjemce (consignee).
• Zásilka: druh dopravy, doložka Incoterms (např. EXW, FOB), která určuje, kdo odpovídá za jednotlivé úseky přepravy, země původu, místo nakládky a vykládky, číslo kontejneru a plomby, číslo přepravního dokladu a datum odeslání.
• Zboží: popis, množství a jednotka a kód HS, tedy kód zboží v mezinárodní klasifikaci. V šabloně je kód HS nepovinný.
• Balení: počet a druh, např. kartony (CTN) nebo palety (PLT).
• Hmotnosti: čistá (netto), tedy hmotnost samotného zboží, a hrubá (brutto), tedy hmotnost zboží včetně obalu.
• Rozměry a objem: rozměry balení a objem v m³ (CBM). Objem jednoho kartonu spočítáte také v naší CBM kalkulačce.
• Přepravní značky (shipping marks): označení na kartonech. Na kartonech i v packing listu musí být stejné.
• Podpis: jméno a příjmení oprávněné osoby, místo, datum a podpis s razítkem.

Packing list a obchodní faktura

Oba dokumenty připravuje dodavatel a oba jsou nutné k proclení. Každý ale odpovídá na jinou otázku: faktura na to, co kupujete a za kolik, packing list na to, jak je zboží zabalené.

Packing list musí odpovídat faktuře. Název zboží, počet kartonů, hmotnost i hodnota musí být ve všech dokumentech shodné.

Kdo vystavuje packing list a kdy je potřeba

Packing list vystavuje odesílatel zboží. Při dovozu z Číny je to dodavatel – připravuje ho spolu s obchodní fakturou. Šablona se vám hodí, když chcete dodavateli poslat vzor s údaji, které potřebujete, nebo když zboží odesíláte sami.

Packing list je potřeba mimo jiné:

• při přípravě nabídky na dopravu – z packing listu a faktury bereme hmotnost, objem a počet kartonů;
• při vyzvednutí zboží u dodavatele – při paritě EXW vyzvedáváme zboží u dodavatele a vyřizujeme vývozní celní řízení v Číně – dodavatel nám musí předat jen obchodní fakturu a packing list;
• při proclení – spolu s obchodní fakturou a přepravním dokladem: konosamentem (B/L) v námořní dopravě, leteckým nákladním listem (AWB) v letecké nebo nákladním listem CIM/SMGS v železniční;
• při převzetí dodávky – podle packing listu zkontrolujete, zda dorazila všechna balení.

Organizujeme celou přepravu – od vyzvednutí zboží v továrně v Číně až po doručení na vaši adresu. Podrobnosti najdete na stránkách o železniční, námořní a letecké dopravě.

Nejčastější chyby v packing listu

• Packing list neodpovídá faktuře. Jiný počet kartonů, jiná hmotnost nebo jiný název zboží. Před odesláním porovnejte oba dokumenty položku po položce.
• Prohozená čistá a hrubá hmotnost. Hrubá hmotnost zahrnuje i obal, takže nemůže být nižší než čistá.
• Rozměry ve špatných jednotkách. Šablona počítá s centimetry. Rozměry zadané v metrech nebo milimetrech povedou k chybnému objemu.
• Rozměry výrobku místo balení. Objem se počítá z rozměrů kartonu nebo palety po zabalení, ne z rozměrů uvedených v produktovém listu.
• Kusy místo balení. Množství zboží a počet balení jsou dva různé sloupce. Pro nabídku bereme počet kartonů, ne kusů.
• Přepravní značky neodpovídají kartonům. Shipping marks v packing listu a na kartonech mají být stejné.
• Příliš obecný popis zboží. Popis má umožnit zboží identifikovat a musí se shodovat s popisem na faktuře.

Packing list – časté otázky