Packing list – șablon gratuit de completat online

Cum completezi șablonul de packing list

Șablonul îl completezi în browser – gratuit și fără înregistrare. Datele se salvează doar în browserul tău, iar formularul nu le trimite către niciun server.

1. Alege limba documentului: engleză, română sau bilingv (EN + RO). Varianta în engleză îți este utilă în comunicarea cu furnizorul din China. În varianta bilingvă, fiecare câmp are denumirea în engleză, iar dedesubt în română.
2. Completează datele documentului și ale părților: numărul și data listei de colisaj, numărul și data facturii, numărul comenzii (PO), exportatorul (expeditorul) și destinatarul (consignee).
3. Completează detaliile expedierii: modul de transport, regula Incoterms, țara de origine, portul sau locul de încărcare și de descărcare, data expedierii, numărul documentului de transport (B/L, AWB, CIM/SMGS sau CMR), precum și numărul containerului și al sigiliului.
4. Introdu mărfurile: descrierea, codul HS (opțional), cantitatea și unitatea de măsură, numărul și tipul coletelor, greutatea netă și brută, precum și dimensiunile unui colet în centimetri. Volumul în m³ se calculează automat din dimensiuni și din numărul de colete. Sub listă se însumează coletele, greutatea netă, greutatea brută și volumul în m³.
5. Adaugă marcajele de expediere, observațiile și semnătura: marcajele de expediere (shipping marks) exact ca pe cartoane; la observații – informațiile care nu încap în alte câmpuri; la semnătură – numele și prenumele, locul și data.
6. Descarcă fișierul. „Descarcă PDF” deschide fereastra de imprimare – alege acolo „Salvare ca PDF”. „Descarcă Excel” salvează un fișier .xlsx cu datele introduse și cu formulele pentru totaluri.

Vrei să vezi mai întâi cum arată o listă completată? Apasă „Inserează exemplu” – șablonul se completează cu date de exemplu. „Șterge tot” golește formularul, ca să poți începe de la zero. Ai nevoie de un model gol, de completat de mână? Apasă „Descarcă PDF” fără să introduci mărfuri – tabelul va avea 12 rânduri goale.

Ce este un packing list (lista de colisaj)

Packing list, în română lista de colisaj, este documentul care descrie expediția din punctul de vedere al ambalării: câte cartoane sau paleți sunt, ce conțin, cât cântăresc și ce dimensiuni au. O întocmește furnizorul și o trimite împreună cu factura comercială.

De obicei, lista de colisaj nu conține prețuri – pentru ele există factura. În schimb, arată ce se află fizic în expediție. De aceea o folosesc toți cei care au de-a face cu marfa: casa de expediții la întocmirea ofertei de transport, comisionarul vamal la vămuire și tu la recepția mărfii.

Ce trebuie să conțină un packing list

Șablonul nostru de packing list conține câmpurile care apar de obicei în acest document:

• Datele documentului: numărul și data listei de colisaj, numărul și data facturii, numărul comenzii (PO). Pe baza lor, lista de colisaj poate fi asociată ușor cu factura și cu comanda.
• Părțile: exportatorul (expeditorul) și destinatarul (consignee).
• Expediția: modul de transport, regula Incoterms (de ex. EXW, FOB), care stabilește cine răspunde de fiecare etapă a transportului, țara de origine, locul de încărcare și de descărcare, numărul containerului și al sigiliului, numărul documentului de transport și data expedierii.
• Mărfurile: descrierea, cantitatea și unitatea de măsură, precum și codul HS, adică codul mărfii în clasificarea internațională a mărfurilor. În șablon, codul HS este opțional.
• Coletele: numărul și tipul lor, de ex. cartoane (CTN) sau paleți (PLT).
• Greutățile: greutatea netă (doar marfa) și greutatea brută (marfa împreună cu ambalajul).
• Dimensiunile și volumul: dimensiunile coletului și volumul în m³ (CBM). Volumul unui carton îl poți verifica și cu calculatorul CBM.
• Marcajele de expediere (shipping marks): inscripțiile de pe cartoane. Pe cartoane și pe lista de colisaj trebuie să fie identice.
• Semnătura: numele și prenumele persoanei autorizate, locul, data, semnătura și ștampila.

Packing list și factura comercială

Ambele documente sunt întocmite de furnizor și ambele sunt necesare la vămuire. Fiecare răspunde însă la altă întrebare: factura – ce cumperi și la ce preț; lista de colisaj – cum este ambalată marfa.

Lista de colisaj trebuie să concorde cu factura. Denumirea mărfii, numărul de cartoane, greutatea și valoarea trebuie să fie aceleași în toate documentele.

Cine emite lista de colisaj și când este necesară

Lista de colisaj o emite expeditorul mărfii. La importul din China, acesta este furnizorul, care o întocmește împreună cu factura comercială. Șablonul îți este util când vrei să-i trimiți furnizorului un model cu datele de care ai nevoie sau când expediezi tu marfa.

Lista de colisaj este necesară, printre altele:

• pentru oferta de transport – din lista de colisaj și din factură luăm greutatea, volumul și numărul de cartoane;
• la preluarea mărfii de la furnizor – la EXW preluăm marfa de la furnizor și ne ocupăm de vămuirea de export în China, iar furnizorul trebuie să ne transmită doar factura comercială și lista de colisaj;
• la vămuire – împreună cu factura comercială și documentul de transport: conosamentul (B/L) la transportul maritim, scrisoarea de transport aerian (AWB) la cel aerian sau scrisoarea de trăsură CIM/SMGS la cel feroviar;
• la recepția mărfii – pe baza listei de colisaj verifici dacă au sosit toate coletele.

Organizăm întregul transport – de la preluarea mărfii din fabrica din China până la livrarea la ușa ta – prin transport feroviar, maritim sau aerian.

Cele mai frecvente greșeli în lista de colisaj

• Lista de colisaj nu concordă cu factura. Alt număr de cartoane, altă greutate sau altă denumire a mărfii. Înainte de expediere, compară cele două documente poziție cu poziție.
• Greutatea netă și cea brută sunt inversate. Greutatea brută înseamnă marfa împreună cu ambalajul, deci nu poate fi mai mică decât cea netă.
• Dimensiuni în unități greșite. Șablonul folosește centimetri. Dimensiunile introduse în metri sau în milimetri duc la un volum greșit.
• Dimensiunile produsului în loc de cele ale coletului. Pentru volum contează dimensiunile cartonului sau ale paletului după ambalare, nu cele din fișa produsului.
• Bucăți în loc de colete. Cantitatea de marfă și numărul de colete sunt două coloane diferite. Pentru ofertă luăm în calcul numărul de cartoane, nu de bucăți.
• Marcaje de expediere diferite de cele de pe cartoane. Marcajele de expediere (shipping marks) de pe lista de colisaj și cele de pe cartoane trebuie să fie identice.
• Descriere prea generală a mărfii. Descrierea trebuie să permită identificarea mărfii și să fie aceeași ca în factură.

Packing list – întrebări frecvente