Packing list – szablon do wypełnienia

Jak wypełnić szablon packing list

Szablon wypełniasz w przeglądarce – za darmo i bez rejestracji. Dane zapisują się tylko w Twojej przeglądarce, a formularz nie wysyła ich na żaden serwer.

1. Wybierz język dokumentu: angielski, polski albo dwujęzyczny (EN + PL). Wersja angielska przyda się w kontakcie z dostawcą z Chin. W wersji dwujęzycznej każde pole ma nazwę po angielsku, a pod nią po polsku.
2. Uzupełnij dane dokumentu i strony: numer i datę packing listy, numer i datę faktury, numer zamówienia (PO), eksportera (nadawcę) i odbiorcę (consignee).
3. Dodaj dane wysyłki: rodzaj transportu, Incoterms, kraj pochodzenia, port lub miejsce załadunku i rozładunku, datę wysyłki, numer dokumentu przewozowego (B/L, AWB, CIM/SMGS albo CMR) oraz numer kontenera i plomby.
4. Wpisz towary: opis, kod HS (opcjonalnie), ilość i jednostkę, liczbę i rodzaj opakowań, wagę netto i brutto oraz wymiary jednego opakowania w centymetrach. Objętość w m³ policzy się sama z wymiarów i liczby opakowań. Pod listą zsumują się opakowania, waga netto, waga brutto i m³.
5. Dodaj znaki wysyłkowe, uwagi i podpis: znaki wysyłkowe (shipping marks) tak jak na kartonach, w uwagach to, co nie pasuje do innych pól, a w podpisie imię i nazwisko, miejsce i datę.
6. Pobierz plik. „Pobierz PDF” otwiera okno drukowania – wybierz w nim „Zapisz jako PDF”. „Pobierz Excel” zapisuje plik .xlsx z wpisanymi danymi i formułami sum.

Chcesz najpierw zobaczyć, jak wygląda gotowa lista? Kliknij „Wstaw przykład” – szablon wypełni się przykładowymi danymi. „Wyczyść” usuwa wszystko i możesz zacząć od nowa. Potrzebujesz pustego wzoru do wypełnienia ręcznie? Kliknij „Pobierz PDF” bez wpisywania towarów – w tabeli pojawi się 12 pustych wierszy.

Co to jest packing list (lista pakowa)

Packing list, po polsku lista pakowa, to dokument, który opisuje przesyłkę od strony opakowań: ile jest kartonów lub palet, co jest w środku, ile ważą i jakie mają wymiary. Przygotowuje ją dostawca i przekazuje razem z fakturą handlową.

Packing lista zwykle nie zawiera cen – od tego jest faktura. Pokazuje za to, co fizycznie jedzie w przesyłce. Dlatego korzystają z niej wszyscy, którzy mają do czynienia z towarem: spedytor przy wycenie transportu, agencja celna przy odprawie i Ty przy odbiorze dostawy.

Co powinna zawierać packing list

Wzór packing list w naszym szablonie ma pola, które zwykle pojawiają się w tym dokumencie:

• Dane dokumentu: numer i data packing listy, numer i data faktury, numer zamówienia (PO). Dzięki nim packing listę łatwo połączyć z fakturą i zamówieniem.
• Strony: eksporter (nadawca) i odbiorca (consignee).
• Wysyłka: rodzaj transportu, reguła Incoterms (np. EXW, FOB), czyli kto odpowiada za który odcinek transportu, kraj pochodzenia, miejsce załadunku i rozładunku, numer kontenera i plomby, numer dokumentu przewozowego i data wysyłki.
• Towary: opis, ilość i jednostka oraz kod HS, czyli kod towaru w międzynarodowej klasyfikacji. W szablonie kod HS jest opcjonalny.
• Opakowania: liczba i rodzaj, np. kartony (CTN) albo palety (PLT).
• Wagi: netto, czyli sam towar, i brutto, czyli towar z opakowaniem.
• Wymiary i objętość: wymiary opakowania i objętość w m³ (CBM). Objętość jednego kartonu sprawdzisz też w kalkulatorze CBM.
• Znaki wysyłkowe (shipping marks): oznaczenia na kartonach. Na kartonach i na packing liście powinny być takie same.
• Podpis: imię i nazwisko osoby upoważnionej, miejsce, data oraz podpis i pieczęć.

Packing list a faktura handlowa

Oba dokumenty przygotowuje dostawca i oba są potrzebne do odprawy celnej. Każdy odpowiada jednak na inne pytanie: faktura – co kupujesz i za ile, packing lista – jak towar jest zapakowany.

Packing lista musi zgadzać się z fakturą. Nazwa towaru, liczba kartonów, waga i wartość muszą być takie same we wszystkich dokumentach. Pełną listę znajdziesz w artykule dokumenty do importu z Chin.

Kto wystawia packing listę i kiedy jest potrzebna

Packing listę wystawia nadawca towaru. Przy imporcie z Chin to dostawca – przygotowuje ją razem z fakturą handlową. Szablon przyda Ci się, gdy chcesz przesłać dostawcy wzór z danymi, których potrzebujesz, albo gdy sam nadajesz towar.

Packing lista jest potrzebna m.in.:

• przy wycenie transportu – z packing listy i faktury bierzemy wagę, objętość i liczbę kartonów;
• przy odbiorze towaru od dostawcy – przy EXW odbieramy towar od dostawcy i robimy odprawę eksportową w Chinach, a dostawca musi nam przekazać tylko fakturę handlową i packing listę;
• przy odprawie celnej – razem z fakturą handlową i dokumentem przewozowym: konosamentem (B/L) w transporcie morskim, AWB w lotniczym albo CIM/SMGS w kolejowym;
• przy odbiorze dostawy – po packing liście sprawdzisz, czy dotarły wszystkie opakowania.

Organizujemy cały transport – od odbioru towaru z fabryki w Chinach po dostawę pod drzwi. Jak przebiega import krok po kroku, opisujemy na stronie import z Chin.

Najczęstsze błędy w packing liście

• Packing lista nie zgadza się z fakturą. Inna liczba kartonów, inna waga albo inna nazwa towaru. Przed wysyłką porównaj oba dokumenty pozycja po pozycji.
• Pomylona waga netto i brutto. Brutto to towar z opakowaniem, więc nie może być niższa niż netto.
• Wymiary w złych jednostkach. Szablon przyjmuje centymetry. Wymiary wpisane w metrach lub milimetrach dadzą błędną objętość.
• Wymiary produktu zamiast opakowania. Do objętości liczy się karton lub paleta po zapakowaniu, a nie wymiary z karty produktu.
• Sztuki zamiast opakowań. Ilość towaru i liczba opakowań to dwie różne kolumny. Do wyceny bierzemy liczbę kartonów, nie sztuk.
• Znaki wysyłkowe niezgodne z kartonami. Shipping marks na packing liście i na kartonach powinny być takie same.
• Zbyt ogólny opis towaru. Opis powinien pozwolić rozpoznać towar i brzmieć tak samo jak na fakturze.

Packing list – najczęstsze pytania